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In vielerlei Hinsicht hat es der stationäre Handel schwer – aber nicht in puncto Buchhaltung. Da reicht es dem Finanzamt, wenn er die Summe seiner Kasseneinnahmen täglich verzeichnet. Anders sieht es bei Online-Shops aus: Hier muss jede einzelne Bestellung genau nachvollziehbar sein. Maximale Effizienz bei der Verwaltung ist daher für Online-Händler besonders wichtig. Wir zeigen dir Wege auf, wie du mit einem leistungsstarken Rechnungswesen dein Geschäft von Anfang an optimal aufstellst.
Die Basis: lückenlose Belege
Der wichtigste Grundsatz bei der Buchhaltung für Online-Shops lautet: Belege, Belege, Belege. Zu jeder finanziellen Transaktion muss es einen schriftlichen oder digitalen Nachweis geben. Zahlungsvorgang und Beleg müssen per Bezeichnung oder Nummer miteinander verknüpft sein.
Für dich als aufstrebender Online-Händler sind die Ausgangsrechnungen, die du an deine Kunden verschickst, die mit Abstand wichtigste Belegart. Daneben sind deine Eingangsrechnungen wichtig, also die Rechnungen, die du an deine Lieferanten und andere Dienstleister bezahlen musst. Hinzu kommen Gutschriften, Kassenbewegungen sowie Lohn- und Gehaltsrechnungen. Alle Belege müssen zeitnah, fortlaufend und vollständig gesammelt werden.
Software mit ERP-Anbindung
Im Vergleich zum stationären Handel fallen im E-Commerce deutlich mehr Buchungen an. Daher ist es bereits beim Einstieg in den E-Commerce nicht zu empfehlen, lediglich eine Excel-Tabelle zu verwenden – diese Art der manuellen Bilanz kostet Zeit und ist überdies sehr fehleranfällig. Effizienter ist dagegen eine spezielle Buchungssoftware: Kostenfreie Versionen bieten in der Regel die nötigen Basisfunktionen, die gängigsten kostenpflichtigen Programme am Markt sind bereits für 100 Euro oder weniger zu haben. Inzwischen gibt es auch in diesem Segment Cloud-Lösungen. Moderne ERP-Systeme erlauben es dir, alle Buchungsvorgänge z. B. als CSV-Datei zu exportieren und in deine Buchhaltungssoftware zu importieren. Manche Systeme bieten sogar selbst Schnittstellen zu deinem ERP-System für das Rechnungswesen.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung vs. doppelte Buchführung
Welche Art der Buchführung für dich am geeignetsten ist, kommt auf den Umfang deines Geschäfts an: Bei einem Umsatz unter 600.000 Euro pro Jahr kannst du die Einnahmen-Überschuss-Rechnung für deine Bilanz wählen. Hierbei stellst du deine betrieblichen Einnahmen und Ausgaben einfach gegenüber. Der Vorteil: Diese Art der Buchführung ist vergleichsweise einfach, sodass du sie problemlos selbst erledigen kannst und somit stets über alle Geschäftsvorgänge im Bilde bist. Nachteile sind allerdings, dass du für künftige Ausgaben keine Rückstellungen bilden kannst und dass du Betriebsausgaben erst dann steuerlich geltend machen kannst, wenn du sie tatsächlich bezahlt hast.
Wenn dein Jahresumsatz 600.000 Euro übersteigt oder dein Online-Shop eine GmbH oder AG ist, bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet. Diese Art der Bilanzierung ist komplexer als die Einnahmen-Überschuss-Rechnung – Experten raten Gründern oder Einsteigern dringend davon ab, die doppelte Buchführung selbst in die Hand zu nehmen. Du solltest mindestens einen Buchführungskurs absolvieren oder gleich einen Fachmann damit beauftragen. Dies bringt deiner Verwaltung Entlastung, gleichzeitig verlierst du jedoch ein Stück Kontrolle und bist auf die Hilfe Dritter angewiesen.
Vollständigkeit und smarte Software-Kombination
Egal, welche Art der Buchhaltung für dich die bessere ist: Achte auf ein möglichst reibungsloses Zusammenspiel zwischen ERP- und Buchhaltungssoftware, um so deinen Unternehmenserfolg effektiv zu steigern. Lasse dich im Zweifel kompetent beraten, um beim komplexen Thema Buchhaltung keine Fehler zu machen.