von Jan Griesel
Am Montag coachte ich Carsten Spreen - Online Trading und unterstütze das Team beim Umstieg von Afterbuy zu plentymarkets. Carsten Spreen - Online Trading ist ein Versandhandel für Campingbedarf. Zielsetzung war es den Umstieg zu plentymarkets an nur einem Tag erfolgreich und ohne größere Reibungsverluste abzuwickeln.
Die Brüder Spreen hatten bereits die Artikelstammdaten in plentymarkets eingegeben bzw. importiert und den Webshop mit einem einfachen Layout versehen (http://www.camping-outdoor.eu), was später noch verfeinert werden soll. Weiterhin waren die Versandkostenkonfigurationen, die Dokumentenvorlagen für Rechnungen und Lieferscheine und die E-Mailvorlagen erfolgreich angelegt worden. Um das Ziel eines sauberen Systemwechsels während des Tagesgeschäfts erreichen zu können, erarbeiteten wir gemeinsam eine Bedarfsanalyse. Zuerst wurde dabei die aktuell Fulfillment- und Lager-Situation besprochen. Um den täglichen Versandprozess zeitlich zu optimieren wurden verschiedene Vorkehrungen getroffen. Zuerst richteten wir den automatischen Abruf von Bankbuchungen via HBCI ein. Zahlungseingänge werden nun stündlich abgerufen und direkt automatisch zu den richtigen Aufträgen zugeordnet. Weiterhin konfigurierten wir die Zahlungsarten Sofortüberweisung.de, PayPal und easyDebit für die Abwicklung von Zahlungen per Kreditkarte. Bei all diesen Payment-Providern erhält plentymarkets direkt eine Rückmeldung, wenn ein Zahlungsvorgang erfolgreich abgeschlossen ist. Dadurch werden die Aufträge direkt für den Versand freigegeben (Auftragsstatus 5), sofern alle Artikel verfügbar sind. plentymarkets wurde so eingestellt, dass Bestellungen erst dann freigegeben werden, wenn für einen Auftrag wirklich genug Ware vorhanden ist. Dies hat den Vorteil, dass nur Rechnungen von Bestellungen gedruckt werden, welche auch wirklich am selben Tag bearbeitet werden können. Da alle nicht lagernden Waren binnen 24 Stunden geliefert werden können, verbleiben die Aufträge bis zur Einbuchung des Warenbestandes in einer Warteposition (Status 4) und werden beim Einbuchen der Wareneingänge automatisch auf Status 5 (Freigabe Versand) umgestellt.
Der eigentliche Versandprozess läuft so, dass zuerst mittels Seriendruck alle Rechnungen der Aufträge im Status 5 gedruckt werden, wobei der Auftragsstatus auf 6 umgestellt wird. Darauf werden Lieferscheine erstellt und dabei der Status auf 6.1 geändert. Schließlich erfolgt der Druck von der Packliste, aller Aufträge im Status 6.1. Durch die Umstellung des Auftragsstatus, kann dieser Vorgang auch mehrfach am Tag ausgeführt werden und es werden immer nur die gewünschten Dokumente der Aufträge gedruckt. Nach dem Druck der Dokumente werden diese Sortiert und bereits in Versandtaschen gesteckt. Aussen auf die Versandtasche kommt direkt ein DPD Mini Paketschein. Diese Variante ist dann interessant, wenn wie hier kein Paketscheindruck gewünscht ist. Die beiden Talons werden ebenfalls vorerst in die Versandtaschen gesteckt.
Die fertigen Versandtaschen werden darauf inkl. der Packliste in das Lager gegeben. Im Lager erfolgt der Packvorgang auf Basis der Packliste. Wurde ein Packet gepackt, wird ein Talon auf die Packliste unterhalb des Barcodes der plentymarkets Order ID geklebt.
Immer wenn eine Packliste komplett abgearbeitet wurde, gibt der Lagerist die Packliste zurück ins Büro. Dort werden alle Order IDs und Packetnummern mittels USB Barcode Scanner in plentymarkets übernommen. Durch die plentymarkets Ereignisaktionen wird durch den Import der Paketnummern direkt beim Auftrag der Warenausgang gebucht (Status 7) und der Käufer erhält direkt eine E-Mail mit Tracking URL zur Packetverfolgung.
Nach der Einweisung der Mitarbeiter in den Bereich Zahlungseingänge verbuchen und Fulfillment, wurde die Übergabe der Umsätze in die FiBu eingerichtet und mit dem Steuerberater abgestimmt.
Zur Optimierung der Zahlungsabwicklung, wurde noch der Aktionsmanager so eingerichtet, dass alle Käufer nach acht Tagen automatisch eine Zahlungserinnerung per E-Mail erhalten. Bei zahlungssäumige Kunden über eBay wird nach 14 Tagen automatisch der eBay-Disputprozess angestossen.
Durch weitere Ereignisaktionen erhalten Kunden bei Teilzahlungen automatisch eine E-Mail mit dem fälligen Restbetrag und den Bankdaten. Da plentymarkets Teilzahlungen automatisch erkennt, läuft dieser Vorgang vollautomatisiert ab.
Während ein Mitarbeiter aus den Artikelstammdaten Auktionen für eBay in plentymarkets anlegte wurde parallel der Marktplatz Amazon Seller Central an plentymarkets angedockt. So dass Aufträge automatisch abgerufen werden und Artikel an Amazon exportiert werden können.
Nachdem diese grundlegenden Einstellungen vorgenommen wurden, erfolgte die eigentliche Umstellung. Zuerst wurden in plentymarkets alle eBay Käufe der letzten 48 Stunden manuell abgefragt und die Aufträge mittels Gruppenfunktion wieder in plentymarkets gelöscht. Dies ist nötig, da plentymarkets zur Sicherheit einmal täglich nochmals alle Käufe des letzten Tages abfragt, um so zu garantieren, dass auch wirklich alle Daten übernommen worden sind. Obwohl die Aufträge gelöscht wurden, merkt sich plentymarkets die abgefragten eBay Transaktionsnummern und ruft diese Aufträge nicht nochmals von eBay ab.
Nachdem die Aufträge gelöscht wurden, wurde das automatische Abrufen von eBay Aufträgen in plentymarkets aktiviert und bei Afterbuy ausgeschaltet. Darauf wurden aus Afterbuy alle unbezahlten und nicht versendeten Aufträge exportiert (CSV-Datei) und in plentymarkets importiert. Auf diese Weise, konnte am folgenden Tag direkt und ausschließlich mit plentymarkets gearbeitet werden.
Während des Imports der Aufträge wurde im Bereich Einstellungen > E-Mail die Option Testmodus aktiviert. Auf diese Weise versendet plentymarkets keine E-Mails an den Käufer und die E-Mailkonfiguration kann bereits vorher eingerichtet werden. Sobald der automatische Abruf von Aufträgen aktiviert ist und der Import abgeschlossen wurde, muss die Option Testmodus wieder deaktiviert werden. Dadurch erhalten Käufer über eBay, den Webshop und die anderen Marktplätze direkt die gewünschten Bestellbestätigung per E-Mail.
Als weitere Maßnahme zur Optimierung des Kundensupports wird demnächst noch der Feedbackmanager als E-Mail bzw. Gruppenkommunikationslösung eingesetzt werden. Durch die Anbindung an plentymarkets ist dies die effektivste Möglichkeit große E-Mailvolumina bei mehreren Mitarbeitern im Support bearbeiten zu können.
Heute erfolgte tatsächlich der komplette Versand über plentymarkets. Die Umstellung verlief somit optimal und hatte keine Systemausfälle oder Reibungsverluste zur Folge.
Besten Dank an das Team von Carsten Spreen - Online Trading für die gute Zusammenarbeit und weiterhin viel Erfolg!
